Coûts pour une imprimante
Avez-vous une idée de ce que vous payez pour une imprimante professionnelle ?
Saviez-vous que vous pouvez économiser jusqu’à 50% sur les coûts d’impression ? Nous sommes heureux de vous aider à le comprendre. Nous divisons les frais d’impression totaux en 4 parties :
- Coûts pour le matériel (les imprimantes)
- Consommables
- Service
- Contrat
1. Matériel : les imprimantes
Chaque imprimante que vous possédez, coûte de l’argent, que vous l’utilisiez (beaucoup) ou non. Pour chaque imprimante, vous devez faire face à des coûts d’amortissement. Pour une imprimante louée, vous devez payer des frais de location mensuels. La solution la plus avantageuse dépend de la situation.
Lors de l’achat d’une imprimante, vous dépensez beaucoup d’argent en une seule fois, mais le coût total de la location finit souvent par être plus élevé à long terme. En revanche, avec une imprimante louée, vous savez toujours quels sont les coûts et vous n’avez aucune charge.
En savoir plus sur ce sujet ? Nous expliquons tous les avantages et désavantages dans notre article Location ou achat d’une imprimante professionnelle ?
Il est également important de se demander si l’imprimante actuelle convient encore à vos habitudes d’impression. Utilisez-vous toutes les fonctions de l’imprimante ou un modèle plus petit et plus simple suffirait-il ? Il est inutile de payer pour des fonctions d’impression que vous n’utilisez pas ! Vous imprimez principalement des textes ? Dans ce cas, le choix d’une imprimante laser s’impose. Une imprimante à jet d’encre ne sera rentable que si vous imprimez beaucoup de photos et d’images en couleur. Vérifiez quel type d’imprimante convient à votre entreprise.
En ce qui concerne le coût global, il ne faut pas oublier les coûts d’utilisation. Si vous imprimez beaucoup, une imprimante plus chère avec de faibles coûts d’utilisation est un bon choix. Mais c’est loin d’être toujours le cas : souvent, même après des années d’impression, le prix d’achat plus élevé ne compense pas les coûts d’utilisation plus faibles.
2. Consommables : encre ou toners
Pour imprimer, vous avez toujours besoin de cartouches d’encre ou de toners. Le choix entre une imprimante à jet d’encre et laser a un impact direct sur le coût total de l’impression : avec une imprimante à jet d’encre, vous payez souvent plus cher par page. Vos coûts d’impression dépendent également de la manière dont vous commandez vos fournitures.
Avez-vous choisi la livraison automatique ? Souvent, un volume d’impression fixe est déterminé pour lequel vous payez mensuellement. Même si vous imprimez moins que le nombre de pages convenu, le montant reste le même. En revanche, si vous imprimez davantage, vous devrez généralement payer un supplément.
Il existe également des contrats flexibles, à base desquels vous payez pour le nombre exact de pages imprimées. Cela peut être plus avantageux si vous avez un comportement d’impression très variable. Sachez toutefois que vous payez alors souvent un montant plus élevé par page.
Vous pouvez également commander vous-même l’encre ou les toners. Les coûts sont souvent moins élevés. Toutefois, n’oubliez pas de prendre en compte le temps que vous ou votre collaborateur consacrez à la gestion du stock et à la commande de l’encre ou des toners. De plus, avec cette option, le risque de commander trop tard est plus élevé, ce qui fait que l’entreprise se retrouve ensuite sans cartouches ou toners.
Pièces
Si vous n’avez pas de contrat, vous devrez payer vous-même les pièces de rechange de l’imprimante. Si vous avez un contrat, le coût des pièces de rechange est souvent inclus.
Papier
Le coût du papier est souvent sous-estimé, voire totalement ignoré. Pourtant, le papier n’est pas bon marché, surtout si l’on imprime beaucoup. Le choix du papier, comme son épaisseur, sa finition et son format déterminent en grande partie le coût.
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3. Service
Le service est un terme général, mais joue un rôle important dans la détermination du coût total de l’impression. Les coûts de service peuvent être divisés en :
Garantie
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- Si l’imprimante que vous avez achetée n’est garantie que par le fabricant, vous économiserez le coût de la garantie. Toutefois, si vous avez besoin d’une maintenance ou si vous avez un problème avec l’imprimante, vous devrez le payer séparément.
- Si vous avez un contrat de service sur appel, vous avez souvent des accords de prix avec un fournisseur sur le coût par incident. Cependant, vous gardez le risque de coûts supplémentaires en cas d’un grand nombre d’incidents, ce qui rend le coût total difficile à estimer.
- Si vous optez pour le service tout compris, vous pouvez compter sur une maintenance complète et une assistance en cas de panne. Lors de ce choix, il convient d’être attentif au contenu des travaux.
Livraison automatique
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- Grâce à ce service, vous ne devez plus vous occuper vous-même de la commande de cartouches ou toners. Vous gagnez ainsi beaucoup de temps.
Maintenance et problèmes d’imprimante
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- Savez-vous exactement pour quelle maintenance et quels problèmes d’imprimante vous payez, ce qui est couvert par le contrat et quel est le délai d’intervention ? Un délai d’intervention plus long vous permet de réaliser des économies, mais il y a un risque d’interruption des processus d’entreprise.
Logiciels supplémentaires
L’utilisation d’un logiciel spécialisé permet d’économiser beaucoup d’argent mais :
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- Utilisez-vous souvent les fonctionnalités du logiciel ?
- Certaines fonctionnalités sont-elles déjà présentes dans l’imprimante et payez-vous donc le double ?
- Vos collaborateurs connaissent-ils bien les fonctionnalités du logiciel ?
4. Contrat
Un contrat peut apporter de nombreux avantages en termes de décharge et de couverture de risques. Il favorise un processus d’entreprise plus efficace. Comme pour tout contrat, il convient d’être très attentif aux « petits caractères ». Savez-vous exactement ce que vous avez signé concernant les conditions suivantes ?
- Durée
- Modalités de renouvellement
- Augmentations de prix (indexation)
- Possibilité d’ajustements intermédiaires
En bref, tout cela peut entraîner des coûts supplémentaires ou inutiles (cachés).
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Imprimante durable
123business vous aide à comprendre vos coûts d'impression
Nous comprenons qu’il s’agit d’une grande quantité d’informations. Comprendre le coût réel de vos imprimantes demande beaucoup de travail. Nous sommes heureux de vous aider à passer en revue l’ensemble de la configuration de votre imprimante, en tenant compte de tous les points mentionnés ci-dessus. Vous obtiendrez ainsi un aperçu complet de vos coûts actuels et de vos économies potentielles.
Pour ce faire, nous procédons comme suit :
- Contrôle d’imprimante sur place / rapport d’inspection
Un technicien qualifié se rendra gratuitement chez vous pour contrôler vos imprimantes. Il vérifiera si des pièces doivent être remplacées immédiatement ou à terme. - Analyse de consommation
Nous examinons le comportement des collaborateurs en matière d’impression : quelle est la quantité imprimée, s’agit-il principalement d’impressions A4 ou A3, impriment-ils beaucoup en noir et blanc ou en couleur, impriment-ils des fichiers comportant de nombreuses pages, etc. - Analyse / inventaire des besoins
Nous discuterons avec vous de vos souhaits et de vos besoins concernant l’aménagement de votre environnement d’impression professionnel. - Analyse de contrat
Nous vous présenterons les termes de votre contrat actuel et vous conseillerons sur les points auxquels vous devez prêter une attention particulière. - Service de transfert de contrat
Si vous le souhaitez, nous nous occupons de la résiliation de votre contrat actuel, et nous assurons une transition flexible vers une solution d’123business. - Tout mène à un avis non contraignant
Vous recevrez un rapport sur les résultats, y compris nos recommandations.
Voulez-vous savoir combien coûtent vos imprimantes et combien vous pouvez économiser ? Contactez-nous !