Imprimer en toute sécurité
Imprimer en toute sécurité dans votre entreprise
La sécurisation des processus d’entreprise, notamment en ce qui concerne les technologies de l’information, constitue un élément important pour de nombreuses organisations. Un environnement sécurisé pour les imprimantes d’entreprise est donc un élément essentiel à cet égard.
D’une manière générale, vous pouvez y parvenir de deux manières :
1. En utilisant de manière sécurisée le réseau auquel les imprimantes sont connectées.
2. En appliquant une sorte de vérification en deux étapes sur l’imprimante, où les employés saisissent un code PIN.
Impression réseau sécurisée
La sécurité du réseau de l’entreprise joue un rôle crucial car tous les ordinateurs de vos collaborateurs ainsi que toutes les imprimantes de l’entreprise y sont connectés. Cela signifie qu’un intrus sur le réseau pourrait potentiellement avoir accès aux travaux d’impression. Par conséquent, sécurisez le réseau de votre entreprise à l’aide d’un bon pare-feu actualisé et assurez-vous que les micrologiciels des imprimantes du réseau sont à jour et sécurisées.
Les fabricants d'imprimantes configurent le micrologiciel des imprimantes professionnelles pour en faire un composant sécurisé du réseau. Cela permet aux imprimantes d'envoyer des informations au réseau de manière fiable et sécurisée.
Il est toutefois important de maintenir le micrologiciel à jour. Cela se fait généralement automatiquement avant l'impression d'un travail.
Sécurité des documents à imprimer
Dans les grands bureaux, l’imprimante est souvent située à une certaine distance. De ce fait, les documents imprimés ne sont pas toujours récupérés immédiatement. Ceci représente un risque pour la sécurité lorsque les documents sont de nature confidentielle. Pour pallier ce problème, de nombreuses imprimantes multifonction offrent la possibilité d’imprimer avec un code PIN. L’impression ne s’effectue alors que lorsque l’utilisateur saisit son code PIN sur l’écran de l’imprimante.
Une autre possibilité est l’utilisation d’un logiciel de suivi. Une solution « follow-me » est une sorte de vérification en deux étapes qui garantit que vos collaborateurs n’impriment qu’au moment qu’ils confirment sur l’imprimante même avec leur propre code PIN unique.
Ainsi, vous garantissez non seulement que chaque impression est récupérée par la personne concernée, mais vous réduisez également les impressions superflues. Le nombre de documents imprimés non récupéres diminue significativement puisque les employés confirment directement leurs travaux d'impression sur l'imprimante.
De plus, s'il y a plusieurs imprimantes multifonction sur un réseau, une autre imprimante peut être utilisée pour effectuer le travail.
Sensibilisation de vos employés à l'impression sécurisée
De nombreuses fuites de données proviennent d’erreurs humaines : des documents oubliés sur l’imprimante ou laissés sur la vitre du scanner. Il y a beaucoup à gagner en sensibilisant les employés.
Informez les employés sur les risques d’une violation de données et accrochez des affiches d’information à proximité des imprimantes. Encouragez vos collaborateurs à imprimer avec un code PIN (si possible). Prévoyez également un nombre suffisant de destructeurs de papier dans les bureaux et près de l’imprimante. Les impressions erronées ou les documents devenus inutiles seront ainsi détruits en toute sécurité.
Y a-t-il des services au sein de l’organisation qui travaillent quotidiennement avec des données à caractère personnel, comme le service des ressources humaines ? Veillez alors à ce que ce département dispose de sa propre imprimante. Cette mesure réduit le risque que des informations sensibles soient accessibles à des tiers non autorisés.
Résultat de l'impression sécurisée
Moins d'impressions (non sécurisées) signifie plus d'efficacité et d'économies, ainsi que moins de risques pour la sécurité !
Les employés impriment plus consciemment et leurs impressions sont plus sécurisées.
En savoir plus sur nos solutions d'impression.
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