De kosten van een printer tijdens de levenscyclus
Heb je enig idee van de kosten voor een zakelijke printer?
Wist je dat je tot 50% kan besparen op de printkosten? Wij helpen je graag om hier inzicht in te krijgen. We splitsen de totale printkosten op in 4 onderdelen:
- Kosten voor hardware (de printers)
- Verbruiksartikelen
- Service
- Contract
1. Hardware: de printers
Elke printer die je hebt staan kost geld, of je deze nu (veel) gebruikt of niet. Bij een printer in eigen bezit heb je te maken met afschrijvingskosten en voor een leaseprinter betaal je maandelijks huurkosten. Welke optie voordeliger is, hangt af van de situatie.
Bij het kopen van printers ben je in één keer veel geld kwijt, maar de totale huurkosten vallen op de lange termijn vaak hoger uit. Daarentegen weet je bij een leaseprinter altijd wat de kosten zijn en ben je volledig ontzorgd.
Meer weten over dit onderwerp? Alle voor- en nadelen leggen wij uit in ons artikel Professionele printer leasen of kopen?
Het is ook belangrijk om na te gaan of de huidige printer nog wel past bij het printgedrag. Gebruik je alle functionaliteiten van de printer, of zou een kleiner en eenvoudiger model ook volstaan? Betalen voor printerfuncties die je niet gebruikt is onnodig! Print je vooral teksten? Dan ligt een laserprinter voor de hand. Een inkjetprinter verdient zichzelf pas terug als je veel foto’s en afbeeldingen in kleur print. Lees hier welk type printer past binnen jouw bedrijf.
2. Verbruiksartikelen: inkt of toners
Om te printen heb je altijd inktcartridges of toners nodig. De keuze tussen inkjet en laser heeft direct invloed op de totale printkosten: bij een inkjetprinter betaal je vaak meer per pagina. Je printkosten zijn daarnaast afhankelijk van de wijze waarop je de supplies bestelt.
Maak je gebruik van automatische levering? Vaak wordt er dan een vast afdrukvolume bepaald waar je maandelijks voor betaalt. Ook als je minder print dan het afgesproken aantal pagina’s is het bedrag gelijk. Als je echter meer print, worden er doorgaans extra kosten aangerekend.
Er zijn ook flexibele contracten waarbij je betaalt voor het exacte aantal pagina’s dat je geprint hebt. Dat kan voordeliger zijn als je een erg wisselend printgedrag hebt. Let er wel op dat je daarbij vaak een hoger bedrag per pagina betaalt.
Je kan de inkt of toners ook zelf bestellen. De kosten zijn daarbij vaak lager. Vergeet echter niet om ook rekening te houden met de tijd die het jou of jouw medewerker kost om de voorraad te beheren en de inkt of toners te bestellen. Ook is er bij deze optie een groter risico dat er te laat besteld wordt, waardoor het bedrijf zonder cartridges of toners zit.
Onderdelen
Als je geen contract hebt, dan betaal je vervangende onderdelen voor de printer zelf. Als je wel een contract hebt, dan zijn de kosten voor vervangende onderdelen daar vaak bij inbegrepen.
Papier
De kosten van papier worden vaak onderschat of zelfs volledig over het hoofd gezien. Papier is echter niet goedkoop, zeker als er veel geprint wordt. De papierkeuze, zoals de dikte, de afwerking en het formaat van het papier bepalen voor een groot deel de kosten.
Neem vrijblijvend contact op.
Contact
3. Service
Service is een breed begrip, maar speelt een belangrijke rol bij het bepalen van de totale printkosten. De kosten voor services kunnen onderverdeeld worden in:
Garantie
- Als je alleen fabrieksgarantie hebt op jouw gekochte printer, dan bespaar je op de kosten van de garantie. Als je echter onderhoud nodig hebt of er is een probleem met de printer, dan moet je daar apart voor betalen.
- Als je een servicecontract op afroep hebt, heb je vaak prijsafspraken met een leverancier over de kosten per incident. Je behoudt echter het risico op extra kosten bij een groot aantal incidenten waardoor de totale kosten lastig in te schatten zijn.
- Als je voor all-in-service kiest, dan kan je rekenen op volledig onderhoud en hulp bij storingen. Let bij het kiezen hiervoor goed op de inhoud van de werkzaamheden.
Automatische levering
- Met deze service hoef je niet meer zelf voor het bestellen van cartridges of toners te zorgen. Dat spaart u veel tijd uit.
Onderhoud en problemen
- Weet je voor welk onderhoud en voor welke printerproblemen je precies betaalt, wat er onder het contract valt en wat de responstijd is? Met een langere responstijd bespaar je kosten, maar is er een risico op het stilvallen van het bedrijfsproces.
Additionele softwarepakketten
Het gebruik van specifieke software kan veel besparing opleveren maar:
- Maak je veel gebruik van de mogelijkheden van de software?
- Zitten sommige functionaliteiten al in de printer en betaal je dubbel?
- Zijn de medewerkers goed bekend met de mogelijkheden van het gebruik van de software?
4. Contract
Een contract kan vele voordelen opleveren op het vlak van ontzorging en het dekken van risico’s. Dit ondersteunt een efficiënter bedrijfsproces. Zoals bij elk contract dien je wel heel goed op de “kleine lettertjes” te letten. Weet je waar je precies voor getekend hebt als het over de volgende voorwaarden gaat?
- Looptijd
- Verlengingsvoorwaarden
- Prijsverhogingen (indexatie)
- Mogelijkheid voor tussentijdse aanpassingen
Kortom: dit kan allemaal leiden tot extra of overbodige (verborgen) kosten.
Voordeliger en duurzaam printen? Denk dan ook eens aan een refurbished printer.
Refurbished printers
123business helpt je inzicht te krijgen in jouw printkosten
We snappen dat dit veel informatie is. Inzicht krijgen in hoeveel jouw printers écht kosten, is heel wat werk. Wij helpen je graag bij het volledig doornemen van jouw printersetup, waarbij we alle bovengenoemde punten meenemen. Zo krijg je een compleet beeld van jouw huidige kosten én de besparingsmogelijkheden.
Dat doen wij als volgt:
- On-site printercheck / inspectierapport
Een gekwalificeerde technicus komt kosteloos bij je op locatie om jouw printers te controleren. Hij of zij verifieert of er direct of op termijn onderdelen vervangen moeten worden. - Verbruiksanalyse
We kijken naar het printgedrag van de medewerkers: hoeveel wordt er geprint, zijn het voornamelijk A4- of A3-prints, printen zij veel in zwart-wit of kleur, zijn het bestanden met veel pagina’s die worden afgedrukt etc. - Behoefte-onderzoek / inventarisatie van wensen
Wij gaan met je in gesprek over wat jouw wensen en behoeftes zijn voor de inrichting van de zakelijke printomgeving. - Contractanalyse
Wij lopen de voorwaarden van jouw huidige contract met je door en geven advies over de punten waar je specifiek op moet letten. - Overstapservice
Wij nemen het opzeggen van jouw huidige contract indien gewenst voor je uit handen, en zorgen voor een soepele overstap naar een oplossing van 123business. - Alles leidt tot een vrijblijvend advies
Je ontvangt een verslag van de bevindingen, inclusief onze aanbevelingen.
Wil je weten hoeveel jouw printers kosten én hoeveel je kan besparen? Neem contact met ons op!