Beheersbaar printen
Beheersbaarheid
Het kernwoord van beheersbaarheid is controle. Hoe hoger je beheersbaarheid, des te meer controle je als beheerder hebt. De manier en de behoefte van het managen van printerprocessen binnen een bedrijf hangt af van het type bedrijf en het gebruik van de printers.
Het ene bedrijf wil bijvoorbeeld alleen printen en het andere bedrijf wil naast scannen ook hun volledige documentenproces automatiseren. Bovendien wordt er steeds vaker gebruik gemaakt van mobiel printen en is printen naar de cloud een begrip geworden.
Al deze processen zorgen voor een grotere noodzaak om zakelijke printprocessen beheersbaar te krijgen en houden. Als het om het managen van printers gaat, verdeelt 123business dat in twee categorieën:
- Het beheren van de printers zelf
- Het printgedrag van gebruikers
Beheren van printers via het netwerk
Bedrijfsprinters worden aangesloten op een netwerk en daardoor ontstaat er als het ware een keten aan printers: het printerpark. Om het printerpark van jouw bedrijf goed te kunnen beheren, bieden wij een oplossing: het uitlezen van printers via een specifieke software, ook wel een print management systeem genoemd.
Een print management systeem dat kantoorprinters uitleest, weet hoeveel printers er actief zijn, welke er veel gebruikt worden en hoeveel toner of inkt er nog in de printers zit. Ook kan het systeem aangeven of andere verbruiksartikelen van de printer vervangen moeten worden.
Afhankelijk van de oplossing kan een printer op afstand voorzien worden van nieuwe firmware of kunnen technische problemen direct worden opgelost. Een (IT-)beheerder hoeft op die manier minder om te kijken naar zijn kantoorprinters en kan meer tijd besteden aan overige werkzaamheden.
123business maakt gebruik van meerdere oplossingen die ervoor zorgen dat jouw zakelijke printerpark beheersbaar(der) is en maakt daarvoor gebruik van onder andere software waarmee de printer- en verbruiksstatussen worden uitgelezen.
Beheren van printgedrag
Print management software geeft niet alleen inzicht in de status van de printers of de verbruiksartikelen. Het biedt ook mogelijkheden om het printgedrag van gebruikers in kaart te brengen. Dat wil zeggen: hoe vaak en hoeveel print iemand? Daarvoor gebruiken we de print management software PaperCut en Printix.
Daarnaast kan je met deze print management software regels toepassen om bepaald printgedrag te stimuleren of juist tegen te gaan bij specifieke gebruikers(groepen). Denk daarbij bijvoorbeeld aan het afdrukken van grote bestanden in zwart-wit en niet in kleur. Daarmee bespaar je op de printkosten voor jouw bedrijf, want kleurenprints zijn in verhouding duurder dan zwart-wit prints.
Resultaat van beheersbaar printen
Het beheren van je printerpark en de gebruikers ervan met print management software staat synoniem voor efficiëntie, kostenbesparing en bewustwording!
Je kan tot op gebruikersniveau precies zien wat je als bedrijf aan printkosten maakt. Ook biedt het mogelijkheden voor het realiseren van kostenbesparingen, omdat je ziet wat er precies geprint wordt en hoe vaak. Deel je dit met jouw printende medewerkers? Dan is de kans groot dat je daarmee het bewustzijn rondom printkosten vergroot en kan je meer sturen op gewenst gedrag.
Printer met een refurbished printer
Een refurbished printer is een printer van een bekend merk van een aantal jaar oud die volledig wordt herzien en daarmee aan een tweede levenscyclus kan beginnen.
Beheersbaar printen vanuit de cloud
De oplossingen die 123business aanbiedt, zijn voornamelijk gericht op cloud printen. Cloud printen biedt nog meer voordeel op het vlak van beheersbaarheid. Beheerders van het printerpark kunnen overal inloggen en gemakkelijk aanpassingen aanbrengen in bijvoorbeeld de rechten en regels van gebruikers(groepen). Daarnaast is het een stuk eenvoudiger om nieuwe gebruikers toe te voegen.
Dat is extra handig wanneer je werknemers altijd hun eigen apparatuur meenemen. Kortom: makkelijk en beheersbaar zakelijk printen vanaf elk type apparaat (laptop, smartphone) en vanaf elke locatie voor elke medewerker binnen jouw bedrijf.
123business kijkt graag samen met jou naar de beste zakelijke printoplossing voor jouw organisatie. Op basis van het printgedrag binnen je organisatie, bieden we een complete printoplossing op maat. Neem vrijblijvend contact met ons op.